Sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w 2005

 

S P R A W O Z D A N I E Z P R Z E P R O W A D Z O N Y C H K O N T R O L I W 2 0 0 5 R O K U

 

 

 

Działalność kontrolna w Starostwie przeprowadzana była na podstawie rocznego planu kontroli zatwierdzonego przez Zarząd Powiatu uchwałą nr 92/156/2004 z dnia 23 grudnia 2004 roku. Tematyka planu kontroli obejmuje zagadnienia opracowane przez wydziały Starostwa. Czynności kontrolne prowadzone są w ramach kontroli kompleksowych, problemowych, doraźnych oraz sprawdzających w zakresie wykonania zaleceń pokontrolnych.

 

W planie kontroli na 2005 rok zaplanowano łącznie 30 kontroli, w tym:

•  

  7 kontroli kompleksowych,

•  

  15 kontroli problemowych (w tym dwie kontrole jako zadania ciągłe),

•  

  8 kontroli sprawdzających (w tym jedna kontrola jako zadanie ciągłe).

 

Ponadto przeprowadzono 2 zlecone przez Zarząd Powiatu kontrole doraźne w Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej

 

Kontrole kompleksowe przeprowadzono w 7 jednostkach organizacyjnych:

•  

  Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 3 Myślibórz (okres objęty kontrolą: 01.01.2002r. - 31.12.2004r.);

•  

  Ognisko Pracy Pozaszkolnej w Barlinku (okres objęty kontrolą: 01.01.2003r. - 31.12.2004r.);

•  

  Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Myślibórz (okres objęty kontrolą 01.01.2003r. - 31.12.2004r.);

•  

  Powiatowy Zarząd Dróg Myślibórz (okres objęty kontrolą: 01.07.2002r. - 31.12.2004r.)

•  

  Międzyszkolny Ośrodek Sportu „Szkuner” Myślibórz (okres objęty kontrolą: 01.07.2002r. - 31.12.2004r.);

•  

  Dom Dziecka Dębno (okres objęty kontrolą: 01.07.2002r. - 30.06.2005r.)

•  

  Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 Myślibórz (okres objęty kontrolą: 01.07.2002r. - 30.06.2005r.).

 

Tematyka kontroli obejmowała zagadnienia:

•  

  gospodarka rzeczowymi składnikami majątku,

•  

  wydatki i dochody budżetowe jednostki,

•  

  procedury udzielania zamówień publicznych,

•  

  rachunkowość i sprawozdawczość,

•  

  rozrachunki (należności i zobowiązania),

•  

  wykonanie wydanych zaleceń pokontrolnych.

 

 

 

W wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono błędy, zaniedbania i nieprawidłowo- ści w bieżącej realizacji zadań jednostek:

1.  

   Nie przestrzegano obowiązujących zasad rachunkowości określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości:

•  

  nie sporządzono w formie pisemnej przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, a w szczególności:

•  

  systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 4) - 3 jednostki;

•  

  zasad ochrony danych, w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „c”) - 3 jednostki;

2.  

   Brak udokumentowania wyników inwentaryzacji:

•  

  nie sporządzanie sprawozdań opisowych z przebiegu spisu z natury - 2 jednostki;

•  

  brak protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji (art.27) - 2 jednostki;

3.  

   Nie przestrzegano przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752):

•  

  nie aktualizowanie na bieżąco planu kont w urządzeniach księgowych - 2 jednostki;

•  

  nie ujęto w zakładowym planie kont wszystkich kont występujących w jednostce - 2 jednostki;

•  

  ewidencjonowanie operacji gospodarczych na niewłaściwych kontach - 1 jednostka;

4.  

   Nie przestrzegano przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych:

•  

  przy dokonywaniu wydatków na zakupy i dostawy, których wartość według grup określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień, przekraczała 6.000 EURO nie stosowano ustawy „Prawo zamówień publicznych” - 1 jednostka;

•  

  zlecono wykonawcy dodatkowe roboty, których wykonanie było konieczne a których nie można było przewidzieć przy zlecaniu wykonania zadania objętego kosztorysem podstawowym, o wartości przekraczającej 20 % wartości zamówienia zasadniczego. Kwota przekroczenia - 1.736,52 zł - 1 jednostka;

•  

  przy zawieraniu umów na wykonanie robót nie zawsze jednoznacznie określano termin i warunki zapłaty za wykonane prace - 1 jednostka;

•  

  przed przystąpieniem do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie określano z należytą starannością wartości szacunkowej przeprowadza- nych prac - 2 jednostki;

•  

  w sposób nieprawidłowy przeprowadzana była procedura postępowania w trybie zapytania o cenę przy zakupie opału oraz zakupie i wymianie okien w budynku szkoły (zapytania kierowano do niewystarczającej liczby dostawców/wykonawców, brak zamieszczania daty i godziny wpływu ofert do jednostki) - 1 jednostka;

5.  

   Nie przestrzeganie innych przepisów regulujących zasady gospodarki finansowej:

•  

  w jednym przypadku w miesiącu grudniu 2004 roku przyznano premie dla pracowników obsługi i administracji w wysokości niezgodnej z zapisami w regulaminie premiowania. Kwota przekroczenia - 1.175,91 zł - 1 jednostka;

•  

  nie przekazywanie w ustalonych terminach na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych równowartości naliczonego odpisu - art. 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych - 4 jednostki;

•  

  w jednym przypadku wydatkowano środki funduszu socjalnego niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 400 zł ( art.1 ust. 1 ustawy o ZFŚS ),

•  

  klasyfikacja wydatków niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - 2 jednostki;

•  

  udzielanie częstych zaliczek gotówkowych na zakup towarów, artykułów żywnościowych i odzieży w dużej wysokości (dotyczy to miesiąca grudnia 2004r. w związku z otrzymaniem dodatkowych środków) - 1 jednostka;

•  

  w sprawozdaniu Rb -32 na dzień 31.12.2003 r. wykazano dane niezgodne z ewidencją analityczną - po stronie przychodów o kwotę 1.238,37 zł, po stronie rozchodów o kwotę 201,90 zł - 1 jednostka;

•  

  nie wprowadzanie dowodów księgowych (należności z tytułu podróży służbowych) do ksiąg rachunkowych w okresach sprawozdawczych, w których nastąpił wydatek (art. 20 ust. 1 ustawy o rach.) - 1 jednostka;

•  

  nie wypłacanie wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe w okresie, w którym były wykonane - 1 jednostka;

•  

  nie dokonywanie okresowych kontroli faktycznego stanu licznika oraz stanu paliwa i nie porównywanie ich z danymi wykazanymi w kartach drogowych - 2 jednostki;

•  

  nie sporządzanie protokółu przekazania przy zmianie kierowcy - 2 jednostki.

 

W związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi podczas przeprowadzania kontroli każdorazowo zostały wydane zalecenia w celu usunięcia stwierdzonych uchybień.

 

W trakcie przeprowadzania kontroli sprawdzano wykonanie zaleceń wydanych na podstawie poprzednio przeprowadzanych kontroli. Stwierdzić należy, że wnioski te były prawidłowo realizowane, z wyjątkiem powtarzających się drobnych uchybień w zakresie:

•  

  nie uzupełnienia w ewidencji środków trwałych i pozostałych środkach trwałych numerów inwentarzowych - 2 jednostki;

•  

  w arkuszach spisu z natury nie zawsze podawano cechy indentyfikacyjne (numery fabryczne, numery inwentarzowe itp.) w celu dokonania prawidłowej wyceny inwentaryzowanych składników majątkowych - 2 jednostki;

•  

  dokonywania poprawek niezgodnie z przepisami art. 25 ustawy o rachunkowości (karty drogowe, książki inwentarzowe i arkusze spisu z natury) - 2 jednostki;

•  

  brak oświadczeń końcowych osób materialnie odpowiedzialnych o nie wnoszeniu zastrzeżeń do przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych - 1 jednostka.

 

 

 

Na podstawie wyników kontroli Wydział Kontroli kieruje do kontrolowanych jednostek wystąpienia pokontrolne, wskazując źródła i przyczyny nieprawidłowości, ich rozmiary, osoby odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia działalności badanej jednostki. Kontrolowana jednostka jest zobowiązana w terminie 30 dni od doręczenia wystąpienia zawiadomić Starostę Myśliborskiego o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Odpowiedzi na wydane zalecenia jednostki przekazują w określonym wyżej terminie. Sporządzono jedno zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych w zakresie niestosowania ustawy „Prawo zamówień publicznych”

 

Wyniki kontroli są omawiane na zorganizowanych spotkaniach szkoleniowych z dyrektorami jednostek i głównymi księgowymi. Przeprowadzono szkolenie w zakresie prowadzenia ewidencji składników majątkowych oraz przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Jednostki otrzymały także materiały w zakresie postępowania o udzielanie zamówienia publicznego. Zagadnienia przeprowadzanych kontroli są omawiane na posiedzeniach Zarządu Powiatu, w obecności kierowników jednostek kontrolowanych. Informacje o wynikach kontroli zamieszczane są w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w sprawozdaniach z posiedzeń Zarządu. Szczegółowe wyniki kontroli zawarte są w protokółach kontroli w Wydziale Kontroli Starostwa Powiatowego.

 

 

 

 

 

 

 

WYDZIAŁ OŚWIATY, KULTURY I SPORTU

 

Plan kontroli na rok 2005 zakładał kontrolę pięciu szkół i placówek. Jednak, ze względu na potrzebę wynikłą z realizacji zadań w ciągu roku dokonano zmian w planie kontroli i problematyce. Przeprowadzono kontrolę w czterech jednostkach oświatowych tj. MOS „Szkuner” (kontrola doraźna i sprawdzająca), Poradnia Psychologiczno - Pedagogiczna w Myśliborzu i Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 w Barlinku.

 

Tematyka kontroli obejmowała następujące problemy:

•  

  organizacja jednostki, prowadzenie akt osobowych

•  

  planowanie pracy, przestrzeganie regulaminów: wynagradzania, pracy, premiowania, zfśs

•  

  ewidencja składników majątkowych

•  

  zgodność sprawozdań GUS z dokumentacją placówki

•  

  prawidłowość w prowadzeniu dokumentacji dotyczącej uczniów i wychowanków

•  

  rozliczanie czasu pracy nauczycieli

•  

  przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy

•  

  zasady nawiązywania stosunku pracy przez mianowanie.

 

Każdej z przeprowadzonych kontroli sporządzono protokół oraz wydano zalecenia.

 

W w/w jednostkach wydano łącznie 37 zaleceń.

 

Zalecenia dotyczyły następujących uchybień:

•  

  dokonać zmian w regulaminie wynagradzania pracowników administracji
  i obsługi i dostosowania do obowiązujących przepisów

•  

  przestrzeganie zasady udzielania świadczeń z zfśs w zależności od sytuacji materialnej i rodzinnej

•  

  zaprowadzenia ewidencji udzielonych świadczeń socjalnych

•  

  przestrzegać wymogów określonych w Karcie Nauczyciela w zakresie zatrudniania przez mianowanie

•  

  dokonania nowelizacji statutu jednostki ze względu na zmianę rozporządzenia MENiS w sprawach ramowych statutów

•  

  uporządkowania akt osobowych zgodnie z rozporządzeniem MENiS z 28 maja 1996r.

•  

  dokonania korekty planu finansowego zfśs

•  

  zwrotu do budżetu dopłatę do wycieczki zagranicznej z zfśs

•  

  określenia wzorów wniosku o pożyczki mieszkaniowe z zfśs

•  

  kontroli czasu pracy nauczycieli w oparciu o dzienniki lekcyjne

•  

  ograniczenia organizacji uroczystości, imprez, wycieczek kosztem zajęć lekcyjnych

•  

  obowiązku kontroli dzienników lekcyjnych przez dyrektorów jako podstawy
  do wypłaty wynagrodzeń

•  

  przestrzeganie zasad higieny przy sporządzaniu tygodniowego planu lekcji

•  

  uzupełnienia dokumentacji osobowej nauczycieli mianowanych o „zapytanie
  o niekaralności”

 

Powyższe zalecenia zostały zrealizowane całkowicie przez MOS „Szkuner”, PPP Myślibórz. Zalecenia dla ZSP Nr 1 ze względu na termin przekazania protokołu 27 grudnia 2005 roku realizowane będą w 2006 roku.

 

 

 

WYDZIAŁ KOMUNIKACJI I DRÓG

 

W 2005r. Wydział Komunikacji i Dróg przeprowadziła 5 kontroli problemowych w jednostkach:

1.  

   Szkoła Kierowców „KADET” w Barlinku

2.  

   Szkoła Kierowców przy Warsztatach Szkolnych ZSP nr 1 w Barlinku

3.  

   Szkoła Kierowców J. Gałecki w Barlinku

4.  

   Podstawowa Stacja Kontroli Pojazdów przy Warsztatach Szkolnych ZSP Nr 1 w Barlinku

5.  

   Podstawowa Stacja Kontroli Pojazdów ASO „AKUNUMA” w Barlinku

 

Ponadto wszystkie stacje kontroli pojazdów poddawane są bieżącej kontroli poprzez ocenę wiarygodności i prawidłowości dokumentów przedkładanych w procesie rejestracji pojazdów. Stwierdzone błędy w zaświadczeniach z badań technicznych są natychmiast wyjaśniane przez diagnostów.

 

W ramach prowadzonych badań certyfikacyjnych 5 stacji kontroli pojazdów funkcjonujących na terenie powiatu myśliborskiego zostało poddanych w 2005r. kontroli przez funkcjonariuszy Transportowego Dozoru Technicznego w Warszawie. Wszystkie zbadane stacje pozytywne przeszły kontrole i otrzymały decyzję Dyrektora TDT na zgodność posiadanego sprzętu i warunków lokalowych z obowiązującymi przepisami.

 

 

 

WYDZIAŁ OCHRONY ŚRODOWISKA, ROLNICTWA I LEŚNICTWA

 

 

 

W 2005 roku plan kontroli zakładał przeprowadzenie kontroli w pięciu dziedzinach:

•  

  przestrzeganie przepisów prawa ochrony środowiska przez jednostki organizacyjne w zakresie emisji zanieczyszczeń i hałasu (kontrola problemowa),

•  

  gospodarki odpadami w świetle ustawy o odpadach (kontrola problemowa),

•  

  ocena udatności upraw leśnych oraz zgodności z planem zalesienia (kontrola sprawdzająca),

•  

  przestrzeganie warunków wydanych pozwoleń wodnoprawnych (kontrola sprawdzająca),

•  

  nadzór nad gospodarką leśną w lasach nie stanowiących własności Skarbu Państwa (kontrola problemowa).

 

 

 

Powyższe kontrole z założenia prowadzone były jako zadania ciągłe z wyjątkiem kontroli nadzoru nad gospodarką leśną w lasach nie stanowiących własności Skarbu Państwa, która zwyczajowo odbywa się jesienią, po zakończeniu „okresu gospodarczego”
w Lasach Państwowych.

 

W zakresie przestrzegania przepisów o ochronie środowiska przez jednostki organizacyjne w zakresie emisji zanieczyszczeń i hałasu oraz gospodarki odpadami przeprowadzono kontrole następujących jednostek organizacyjnych i osób:

 

1. na terenie miasta i gminy Barlinek:

•  

  Gorzelnia w Płonnie, należąca do Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Rolnego „HERO”.

•  

  obiekty gospodarskie położone na dz. nr 219/3 obr. ew. Żydowo, gm. Barlinek.

 

2. na terenie gminy Boleszkowice:

•  

  Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowo-Handlowe „SPAWMET” w Boleszkowicach.

 

Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

•  

  w zakresie przepisów prawa ochrony środowiska: uciążliwości związane z emisją hałasu w porach nocnych, zanieczyszczenia pyłami, powodujące emisje wtórne do atmosfery, nieuiszczanie opłat środowiskowych do Urzędu Marszałkowskiego za korzystanie ze środowiska;

•  

  w zakresie gospodarki odpadami: niewłaściwe magazynowanie wytwarzanych odpadów, braki w zakresie stosownych pozwoleń i zezwoleń na wytwarzanie odpadów oraz gospodarowanie nimi, brak umów na odbiór tych odpadów, często brak prowadzonej ewidencji produkowanych odpadów.

 

 

 

Ponadto w ww. zakresie dokonano 4 oględzin o charakterze interwencyjnym:

 

1. na terenie miasta i gminy Barlinek:

•  

  posesja przy ul. Pełczyckiej, stanowiąca dz. nr 478, obr. ew. Barlinek-2.

 

2. na terenie miasta i gminy Myślibórz:

•  

  zanieczyszczenie gruntu położonego przy drodze krajowej nr 3 ze Szczecina do Gorzowa Wlkp., sprawca zanieczyszczenia: firma „EKO-OLEJ” z Gorzowa Wlkp. (właściciel cysterny, z której doszło do rozlania oleju opałowego).

 

3. na terenie gminy Nowogródek Pom.:

•  

  wywóz osadów ściekowych na pola (dz. nr 233/2, obr. ew. Trzcinna),

•  

  Ferma Norek w Giżynie, należąca do FARM EQUIPMENT INT. w Karsku.

 

Kontrole w zakresie udatności upraw leśnych oraz zgodności z planem zalesienia we wszystkich 45 działkach (19 właścicieli gruntów rolnych przeznaczonych w latach 2002 i 2003 do zalesienia - 82,08 ha), w tym:

•  

  na terenie Nadleśnictwa Barlinek: 6 właścicieli w 5 miejscowościach,

•  

  na terenie Nadleśnictwa Dębno: 6 właścicieli w 4 miejscowościach,

•  

  na terenie Nadleśnictwa Myślibórz: 3 właścicieli w 2 miejscowościach,

•  

  na terenie Nadleśnictwa Różańsko: 6 właścicieli w 4 miejscowościach (2 właścicieli ma działki na terenie Nadleśnictwa Dębno).

 

W wyniku powyższych oględzin w terenie stwierdzono:

•  

  prawidłowe prowadzenie upraw leśnych na 44 działkach, w związku z czym wydano dla nich pozytywne oceny udatności;

•  

  na 1 działce stwierdzono, że uprawa jest upadła i wydano 2 negatywne decyzje (dla każdej części działki odrębnie z uwagi na różne lata jej zalesienia).

 

 

 

Przeprowadzono 62 oględziny i kontrole w zakresie wydanych decyzji o usunięciu
i nasadzeniu drzew i krzewów. Wydano 61 decyzji pozytywnych, oraz 1 decyzję negatywną wymierzającą karę pieniężną w wysokości 184 061,08 zł dla Klubu Sportowego „Koral” Mostkowo za usunięcie bez wymaganego zezwolenia 11 drzew.

 

 

 

 

 

W 2005 r. kontrolą w zakresie przestrzegania Prawa wodnego objęto teren:

1.  

   gmina Barlinek:

•  

  kontrola dwóch obiektów stawowych w Żydowie (sprawy przekazano wg kompetencji Dyrektorowi RZGW),

•  

  kilkukrotna kontrola obiektu stawowego w Mostkowie, która wykazała nieprawidłowości w jego funkcjonowaniu (nakazano udrożnienie wylotów drenarskich, co zostało zrealizowane),

•  

  kontrola obiektu stawowego w Barlinku (kontrola nie wykazała nieprawidłowości
  w funkcjonowaniu obiektu wobec czego wydano pozwolenie wodnoprawne).

2.  

   gmina Myślibórz:

• •  

    kontrola dwóch urządzeń wodnych w miejscowości Kruszwin (sprawa w toku).

 

 

 

W zakresie nadzoru nad gospodarką leśną w lasach nie stanowiących własności Skarbu Państwa w 2004r. została wykonana inwentaryzacja stanu lasów prywatnych na terenie gmin Barlinek, Dębno i Boleszkowice. Na jej podstawie wydano w 2005r. 99 decyzji określających zadania z zakresu gospodarki leśnej, w tym:

• •  

    dla lasów na terenie gm. Barlinek - 38 decyzji,

  •  

    dla lasów na terenie gm. Boleszkowice - 14 decyzji, zaś 5 postępowań zawieszono
    w związku ze śmiercią strony, do czasu uregulowania stanu własnościowego,

  •  

    dla lasów na terenie gm. Dębno - 47 decyzji.

 

W wyniku interwencji Starostwo przeprowadziło 2 kontrole związane z gospodarką leśną prowadzoną na terenach lasów prywatnych:

•  

  na dz. nr 502/1, obręb ew. Karsko, gm. Nowogródek Pomorski, będącej w nadzorze Nadleśnictwa Barlinek. W wyniku tej kontroli stwierdzono usunięcie drzew na powierzchni 0,05 ha niezgodnie z Uproszczonym Planem Urządzania Lasu. W trakcie oględzin stwierdzono rozbieżność klasyfikacji działki.

•  

  na dz. nr 117, obręb ew. Barnówko, gm. Dębno, będącej w nadzorze Nadleśnictwa Dębno. W trakcie oględzin stwierdzono, że wyznaczone w drodze decyzji zadania z zakresu gospodarki leśnej dla lasu zostały rozpoczęte, ale nie zakończone, a na części działki następowała dewastacja drzewostanu.

 

 

 

W 2005r. wykonano łącznie 92 kontrole i oględziny, w tym skontrolowano 3 jednostki organizacyjne, oraz dokonano 24 kontroli i oględzin u osób fizycznych. Spośród wykonywanych czynności w terenie 9 miało charakter interwencyjny.

 

W wyniku przeprowadzonych działań wszczęto 70 postępowań administracyjnych, wydając:

•  

  62 pozwolenia na wycinkę drzew rosnących na nieruchomościach, których prawa właścicielskie sprawują gminy,

•  

  4 zalecenia pokontrolne (w formie decyzji) nakazujące dostosowanie się do aktualnych przepisów,

•  

  2 decyzje o negatywnej ocenie udatności uprawy,

•  

  1 tytuł wykonawczy w egzekucji obowiązków o charakterze niepieniężnym,

•  

  1 decyzję naliczającą karę administracyjną za wycinkę drzew bez zezwolenia.

 

Ponadto spośród przeprowadzonych działań kontrolnych 2 sprawy przekazano do właściwego organu wg kompetencji.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

WYDZIAŁ GEODEZJI, KARTOGRAFII, KATASTRU

 

I GOSPODARKI NIERUCHOMOŚCIAMI

 

Przeprowadzone kontrole wewnętrzne na stanowiskach pracy w Wydziale Geodezji w 2005r. obejmowały tematykę:

1. 1. 1.  

         Przyjmowanie zgłoszeń na prace geodezyjne i kartograficzne.

      2.  

         Terminowość wydawania decyzji z zakresu wyłączania gruntów z produkcji rolnej i leśnej

      3.  

         Wprowadzanie zmian w części opisowej ewidencji gruntów.

      4.  

         Naliczanie opłat za zarząd i użytkowanie wieczyste.

 

Przeprowadzono 4 kontrole w wyżej wymienionym zakresie. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

 

Przeprowadzone kontrole sprawdzające dotyczące realizacji wniosków pokontrolnych z rewizji Firmy Audytorsko - Konsultingowej „PER SALDO” w Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej wykazały, iż:

 

1. Szpital Powiatowy w Dębnie nie wykonał następujących zaleceń:

•  

  nie przekazano zaległych środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z powodu braku środków finansowych,

•  

  nie wypłacono zaległych kwot z tytułu wypłat „13” dla osób, które sprawę skierowały na drogę postępowania egzekucyjnego w kwocie około 62.000 zł. Wypłata zaległych kwot następuje sukcesywnie poprzez przekazywanie środków przez komornika w trybie zajęcia środków na koncie,

•  

  nie naliczono odsetek od wpłat przekazanych po terminie płatności przez NFZ za świadczone usługi limitowe (dotyczy to roku 2003) z obawy na ryzyko zmniejszenia wysokości kontraktów,

•  

  nie terminowo są realizowane zobowiązania z tytułu podatku, świadczeń ZUS oraz wobec dostawców - jednostka była w trakcie zawierania ugód restrukturyzacyjnych z wierzycielami.

 

2. Szpital Powiatowy w Barlinku nie wykonał zaleceń w zakresie:

•  

  w dowodach memoriałowych brak podpisu osoby upoważnionej do dekretowania i księgowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych,

•  

  nie rozliczono przeprowadzonej inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzonej na dzień 31.12.2004 r. Inwentaryzacja jest w trakcie rozliczania,

•  

  nie dokonano w pełni refundacji zaległych środków na działalność socjalną pracowników,

•  

  w ewidencji podróży służbowych pracowników (administracji) korzystających z własnego samochodu nie podawano dokładnego celu podróży (wpisuje się „służbowo”), poprawki dokonywane są niezgodnie z art.25 ustawy o rachunkowości.

•  

  nie terminowo są realizowane zobowiązania z tytułu podatku, świadczeń ZUS oraz wobec dostawców - jednostka zawarła ugody z wierzycielami na niespłacone zobowiązania.

 

 

 

 

 

W 2005 roku pracownicy Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili następujące kontrole w jednostkach i wydziałach Starostwa Powiatowego:

 

 

 

I. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich

1.  

   Kontrola została przeprowadzona Wydział Spraw Obywatelskich i Migracji z zakresu zagadnień z zakresu ustawy o zmianie imion i nazwisk. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

2.  

   Kontrola przeprowadzona przez pracowników z Wydziału Prawnego i Nadzoru w zakresie prawidłowości stosowania ustawy „Prawo zamówień publicznych” przy realizacji projektu pod nazwą „Modernizacja dróg powiatowych w miejscowości Trzcinna” - brak uwag co do przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne.

 

 

 

II. Wydział Finansowy

 

Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wydziału Finansów i Budżetu w zakresie realizacja kontraktu wojewódzkiego w 2004r. pod nazwą „Adaptacja na cele dydaktyczne pomieszczeń budynku Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 ul. Szosowa w Barlinku.” Zbadano następującą dokumentację:

•  

  umowy zawarte z Biurem Usług Projektowych i Nadzoru Budowlanego,

•  

  postępowanie przetargowe,

•  

  umowa zawarta z wykonawcą,

•  

  faktury za wykonane prace.

 

Do wykonania zadania pod względem rzeczowym nie wniesiono żadnych uwag. Stwierdzono pewne niedociągnięcia o charakterze formalno-merytorycznym. Dotyczyły one braku kosztorysów powykonawczych, które wykonawca był zobowiązany sporządzić zgodnie z umową na roboty budowlane. Faktury wystawione przez wykonawcę opłacono bez żądania od wykonawcy kosztorysów powykonawczych, co było sprzeczne z zawartą umową.

 

III. Wydział Komunikacji i Dróg

 

Kontrolę przeprowadzili pracownicy Wydziału Rozwoju Regionalnego. Kontrola obejmowała następujące zagadnienia:

1.  

   Ewidencja zatwierdzonych projektów organizacji ruchu.

2.  

   Sprawdzenie merytoryczne wybranych zatwierdzonych projektów organizacji ruchu.

3.  

   Ocena istniejącej organizacji ruchu na wybranych odcinkach dróg i ulic.

4.  

   Wykonanie funkcji nadzorczych nad realizacją zatwierdzonych projektów organizacji ruchu.

5.  

   Prowadzenie analiz istniejącej organizacji ruchu pod względem bezpieczeństwa i jej efektywności.

 

Stwierdzone nieprawidłowości:

•  

  przy projekcie realizacji organizacji ruchu nieprawidłowy zastosowany znak ruchu oraz brak znaku wskazującego rzeczywisty przebieg drogi z pierwszeństwem przejazdu,

•  

  brak oznakowania skrzyżowań znaki D - 1 (droga z pierwszeństwem przejazdu),

•  

  znaki „Przejście dla pieszych” znajdują się w nieodpowiedniej odległości od przejścia dla pieszych,

•  

  miejsca parkingowe wyznaczone są w zbyt bliskiej odległości od przejść dla pieszych,

•  

  nie prowadzenie analiz istniejącej organizacji ruchu pod względem bezpieczeństwa i jej efektywności oraz nie posiadanie zatwierdzonej organizacji ruchu dla całej sieci dróg powiatowych i gminnych.

 

 

 

IV. Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych

 

Kontrolę problemową przeprowadzono w Powiatowym Zespole do spraw Orzekania o Niepełnosprawności.

 

Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Szczecinie, obejmowała następujące zagadnienia:

1.  

   Spełnienia warunków organizacyjnych pomieszczeń dla Powiatowego Zespołu w Myśliborzu.

2.  

   Spełnienia warunków technicznych pomieszczeń dla Powiatowego Zespołu w Myśliborzu.

3.  

   Poszanowania dóbr osobistych osób niepełnosprawnych w trakcie prowadzenia badań lekarskich i rozmów przez członków składów orzekających.

4.  

   Zapewnienia przestrzegania tajemnicy lekarskiej.

5.  

   Zachowania poufności i ochrony danych osobowych.

 

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2004 r. do dnia 30 listopada 2004 r.

 

Stwierdzenia kontroli:

 

Pomieszczenie, w którym znajduje się punkt informacyjny oraz toaleta przy punkcie informacyjnym, spełniają warunki organizacyjne i techniczne zapewniające dostęp osobom niepełnosprawnym do tych pomieszczeń. Natomiast pomieszczenie, w którym odbywają się postępowania w sprawie orzekania o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności lub wskazań do ulg i uprawnień obecnie nie spełniają warunków.

 

 

 

V. Dom Pomocy Społecznej dla Osób Przewlekle Somatycznie Chorych w Myśliborzu

 

Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej UW w Szczecinie. Tematy kontroli:

1.  

   Ocena stopnia realizacji programu naprawczego w 2004r. i plan na 2005r.;

2.  

   Ocena prawidłowości prowadzenia dokumentacji osobowej mieszkańców.

3.  

   Wykorzystanie miejsc w Domu w 2004 r. i pierwszym kwartale 2005r.

 

W zakresie kontrolowanych zagadnień nie stwierdzono nieprawidłowości.

 

 

 

VI. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Myśliborzu

 

Kontrolę została przeprowadzona przez zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2004r. do dnia 11 października 2005r.

 

Zakres kontroli obejmował problematykę dotyczącą realizacji zadań w zakresie tworzenia warunków do zapewnienia opieki i wychowania dzieciom całkowicie lub częściowo pozbawionym opieki rodziców, a szczególnie :

•  

  organizowanie opieki w rodzinach zastępczych i udzielanie pomocy pieniężnej na częściowe pokrycie kosztów utrzymania umieszczonych w nich dzieci,

•  

  przestrzeganie przepisów dotyczących umieszczania dzieci w rodzinach zastępczych oraz placówkach opiekuńczo - wychowawczych,

•  

  zapewnienie opieki i wychowania dzieciom całkowicie lub częściowo pozbawionym opieki rodziców przez organizowanie i prowadzenie placówek opiekuńczo - wychowawczych.

 

Wniosek z przeprowadzonej kontroli to konieczność zintensyfikowania działania w celu pozyskania kandydatów na rodziny zastępcze niespokrewnione z dzieckiem.

 

 

 

VII. Powiatowy Zarząd Dróg w Myśliborzu

1.  

   Kontrola przeprowadzona przez pracowników Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Tematem kontroli kompleksowej była realizacja projektu pod nazwą „Modernizacja dróg powiatowych w miejscowości Trzcinna”. W trakcie kontroli sprawdzono:

•  

  zgodność zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności dotyczącymi: konkurencyjności i zamówień publicznych,

•  

  zgodność zrealizowanego projektu z przepisami Prawa budowlanego,

•  

  zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawartych umów z wykonawcami w zakresie zgodności podmiotowej i przedmiotowej z zatwierdzonym do finansowania wnioskiem aplikacyjnym oraz umową o dofinansowanie projektu i aneksem do umowy o dofinansowanie projektu,

•  

  zgodność zrealizowanego projektu z zawartą umową o dofinansowanie,

•  

  realizację harmonogramu rzeczowo - finansowego,

•  

  zgodność sprawozdania końcowego z realizacji projektu ze stanem faktycznym,

•  

  wypełnianie obowiązku wynikającego z umowy w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projekt przez Unię Europejską - tablice,

•  

  zgodność zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego dotyczącymi ochrony środowiska.

 

W wyniku kontroli stwierdzono, że projekt zrealizowano zgodnie z umową zawartą z Wojewodą Zachodniopomorskim w dniu 21 lutego 2005r. o dofinansowanie projektu „Modernizacji dróg powiatowych nr 2124Z i 2116Z w miejscowości Trzcinna” i aneksem z dnia 8 sierpnia 2005r. i stwierdzono, że roboty wykonano z należytą starannością. Badania kontrolne wbudowanych elementów potwierdzają wykonanie zgodnie z obowiązującymi normami. Wniesione uwagi dotyczyły uzupełnienia dodatkowo znakiem drogowym nr U-9a (skrajni bocznej prawej) słupa energetycznego, zmiany znaku drogowego C-9 na znak zakazu wjazdu oraz umieszczenia dodatkowej tablicy pamiątkowej z logo ZPORR i Unii Europejskiej.

 

2. Kontrola przeprowadzona przez Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi w zakresie realizacji projektu pod nazwą „Modernizacja dróg powiatowych nr 2124 Z i2116 z w miejscowości Trzcinna”- nieprawidłowości nie stwierdzono.

 

 

 

VIII. Wydział Oświaty, Kultury i Sportu

 

Kontrola przeprowadzona przez pracowników Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie. Przedmiot kontroli: Stypendia unijne - realizacja projektu w ramach działania 2.2. ZPORR.

 

Tematy kontroli:

•  

  wnioski projektodawcy o dofinansowanie projektów w ramach Priorytetu II ZPORR - Działanie 2.2.; dotyczy stypendium dla studentów „Stypendia szansą dla studentów powiatu myśliborskiego” oraz stypendium dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych „Stypendium szansą na maturę”;

•  

  umowy o dofinansowanie projektów dotyczących stypendiów dla uczniów i studentów,

•  

  akty prawne ustanowione przez Starostwo w celu realizacji projektów, porównanie zgodności przestrzegania procedur, działań w odniesieniu do dokumentów (regulaminy przyznawania i przekazywania stypendiów na wyrównanie szans edukacyjnych dla uczniów i studentów), porozumienia zawarte pomiędzy powiatem reprezentowanym przez Zarząd Powiatu a Zespołem Szkół Ponadgimnazjalnych nr 3 ul. Strzelecka w Myśliborzu.

 

Podczas kontroli zweryfikowano dokumentację beneficjentów ostatecznych w siedzibie Starostwa Powiatowego i Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 3 w Myśliborzu.

•  

  akcja promocyjno - informacyjna w trakcie realizacji projektu.

 

Stwierdzone błędy:

•  

  we wnioskach studentów brak oświadczeń o tym czy pobierają inne stypendia socjalne, potwierdzenie kontynuowania nauki przez studentów na drugim semestrze roku akademickiego 2004/2005, niektóre rubryki wniosków źle wypełnione,

•  

  brak zawiadomienia o przyznaniu stypendium dla studentów,

•  

  nie wystarczająca informacja o zasadach finansowania wypłacanych stypendiów dzięki pomocy UE.

 

Kontrola dokumentacji uczniów stypendystów w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych nr 3 w Myśliborzu nie wykazała żadnych nieprawidłowości

 

 

 

Zarząd Powiatu zlecił przeprowadzenie rewizji finansowej w SPZOZ Szpital Powiatowy Barlinek i Szpital Powiatowy Dębno Firmie Audytorsko - Konsultingowej „PER SALDO” Szczecin. Zakres rewizji obejmował:

•  

  prawidłowość dokumentowania operacji gospodarczych,

•  

  prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej,

•  

  inwentaryzację składników majątkowych trwałych i obrotowych jednostki,

•  

  ocenę kompletności, rzetelności i prawidłowości ujęcia aktywów i pasywów bilansu.

 

 

 

W sprawozdaniu z przeprowadzonej rewizji finansowej w Szpitalu Powiatowym w Barlinku stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1.  

   Brak daty i podpisu osoby dekretującej na dokumentach księgowych.

2.  

   Nie dokonanie rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych szpitala.

3.  

   Obrót środkami trwałymi nie jest prawidłowo udokumentowany (nie wystawiane są dokumenty na przyjęcie środka trwałego PT do używania i na likwidację środka trwałego LT, przyjęcie odbywa się na podstawie faktur lub dowodów przekazania).

4.  

   Wykorzystywanie na bieżącą działalność środków ZFŚS.

5.  

   Niekompletne dokumentowanie wydatków dotyczących podróży służbowych (dotyczy to m.in. brak ewidencji przebiegu kilometrów pojazdu, brak udokumentowania kosztów podróży służbowej odbytych przez pracownika własnym samochodem).

6.  

   Zaniżenie wartości funduszu zapasowego w wyniku nieprawidłowego księgowania darowizn i dotacji (księgowano w poz. Pozostałe przychody operacyjne, winno być fundusz zapasowy).

7.  

   Brak instrukcji kasowej, instrukcji kontroli i obiegu dokumentów.

8.  

   Występują trudności w realizacji ustawy o zamówieniach publicznych, ze względu na brak oferentów, w związku z tym jednostka zawiera kolejne umowy z dotychczasowymi dostawcami.

9.  

   Nie regulowanie na bieżąco zobowiązań publiczno - prawnych - składki ubezpieczeń społecznych (potrącanych z poborów pracowników i naliczanych przez płatnika składek).

 

Według firmy „PER SALDO” działania czynione przez kierownictwo zakładu przynoszą pozytywne skutki finansowe - spadek zatrudnienia, obniżka kosztów, obniżka sald zobowiązań. Bardzo dużym problemem jest zobowiązanie wobec ZUS. Spłata zobowiązania wydaje się niemożliwa do zrealizowania bez pomocy z zewnątrz. Przy wsparciu finansowym i restrukturyzacji Szpital w Barlinku ma szansę wyjść z kłopotów finansowych.

 

 

 

W sprawozdaniu z rewizji finansowej przeprowadzonej w Szpitalu Powiatowym w Dębnie wskazano następujące nieprawidłowości:

1.  

   Nieprawidłowe dokumentowanie wydatków dotyczących podróży służbowych dyrektora m.in. brak ewidencji przebiegu kilometrów pojazdu, zatwierdzenie realizacji kosztów podróży dyrektora do realizacji przez dyrektora winno być przez organ nadzorczy.

2.  

   Nie dokonanie korekty planu finansowego na rok 2004 po ustaleniu wielkości kontraktu z NFZ na 2004 rok (w planie zatwierdzonym przez Radę Społeczną są koszty funkcjonowania Zakładu obejmujące cały 2004 rok, przychody obejmują wartość w skali 6 miesięcy).

3.  

   Nie przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie:

 

Przewaga kosztów nad przychodami w kolejnych okresach sprawozdawczych i brak zapłat z NFZ za świadczenia zdrowotne ponadlimitowe doprowadziły do utraty płynności finansowej. Utrata płynności była powodem nie regulowania zobowiązań wobec budżetu i dostawców w określonych terminach. Według kontrolerów kontynuacja działalności Zakładu jest zagrożona. Niezbędna jest duża pomoc z zewnątrz w celu restrukturyzacji zadłużenia i możliwości prowadzenia dalszej działalności.

 

 

 

Materiał zgromadzony w wyniku przeprowadzonych kontroli daje podstawę do wskazania tych obszarów działań jednostek i wydziałów, które w największym stopniu narażone są na ryzyko pojawienia się nieprawidłowości i naruszeń przepisów. Umożliwia to takie udokumentowanie badań kontrolnych, które w sposób efektywny doprowadzą do wyeliminowania nieprawidłowości w bieżącej działalności urzędu i jednostek. Wyniki przeprowadzonych kontroli stanowią jednocześnie podstawę do opracowania i wdrożenia działań o charakterze informacyjno - szkoleniowym, które przyczynią się do poprawy organizacji pracy.

 

 

 

Opracowała: Bernarda Bartoszewicz - Naczelnik Wydziału Kontroli

 

 

 

str. 1 / 12

 

 

 

 

 

 

• •  

    trybów udzielania zamówień,

  •  

    zgodności zawierania umów ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

  •  

    na fakturach dotyczących realizacji zamówień publicznych nie zamieszczano adnotacji na podstawie jakiego artykułu ustawy o zamówieniach publicznych dokonywano transakcji,

  •  

    nie prowadzono ewidencji realizacji zawartych umów.

  •  

    Nie przestrzeganie zarządzenia wewnętrznego Dyrektora z dnia 30 października 1998r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kasowej, w której określono wysokość pogotowia kasowego w kwocie 4.000 zł.

  •  

    Nie dokonanie uzgodnienia i weryfikacji sald na dzień 31.12.2003r. należności i zobowiązań wobec pracowników, rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych, przychodów przyszłych okresów i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

  •  

    Usterki w dokumentacji inwentaryzacyjnej okresowej: m.in. brak wskazań osoby przyjmującej w protokołach zdawczo-odbiorczych, brak wyceny wartościowej spisu, brak adnotacji na której pozycji spis zakończono.

  •  

    Nie przekazanie odpisu środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalny za lata 1999,2001,2002 w wysokości 340.248,71 zł.

  •  

    Nie wypłacanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. trzynastki dla pracowników, którzy wnieśli sprawę o wypłatę tej należności na drogę postępowania sądowego.