Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Myśliborzu

 

W dniach od 5 do 14 lipca 2004r. Wydział Kontroli Starostwa Powiatowego przeprowadził kontrolę problemową w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Myśliborzu. Przedmiotem kontroli była gospodarka finansowa jednostki w latach 2002-2003.

 

Z ustaleń kontroli wynika, że PCPR Myślibórz realizuje poprawnie zadania określone w:

 

- ustawie o pomocy społecznej (Dz.U. z 1998r., nr 64, poz.414 z późn.zm.),

 

- rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29.09.2001r. w sprawie rodzin zastępczych (Dz.U. Nr 120, poz.1284),

 

- rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 października 2001r. w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie, kontynuowanie nauki oraz zagospodarowanie dla pełnoletnich osób z rodzin zastępczych oraz osób opuszczających niektóre typy placówek opiekuńczo - wychowawczych i domów pomocy społecznej, zakłady poprawcze, schroniska dla nieletnich i specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze (Dz.U. z 2001r., nr 120, poz.1293 z późn.zm.).

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że kontrolowana jednostka:

 

- w zakresie sprawozdawczości budżetowej stosuje przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13.03.2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24 poz.279 z późn.zm.);

 

- prowadzi wszystkie księgi rachunkowe wymagane art.13 ustawy o rachunkowości.

 

W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości i zaniedbania w prowadzonej dokumentacji wymagające podjęcia działań dla ich wyeliminowania.

 

Stwierdzono, iż jednostka:

 

1. Nie opracowała dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera.

 

2. Zakładowy plan kont nie został opracowany w sposób prawidłowy i zgodny z potrzebami jednostki. Nie określono w nim zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do poszczególnych kont syntetycznych.

 

3.W sposób nieprawidłowy:

 

- przeprowadzona została inwentaryzacja składników majątkowych,

 

- prowadzona jest w książkach inwentarzowych ewidencja środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych.

 

4. Dokonano zapłaty za wykonane prace na podstawie rachunków częściowych, co niezgodne było z zawartą umową, w której zapisano że zapłata za wykonane prace nastąpi po ich zakończeniu.

 

5. Wywiady środowiskowe dokonujące oceny sytuacji dziecka umieszczonego w rodzinie zastępczej nie zawsze przeprowadzane były w terminach zgodnych z § 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie rodzin zastępczych (co najmniej raz w roku).

 

Zaleca się:

 

I. W zakresie uregulowań organizacyjno - prawnych:

 

1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości zgodnie z art.10 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości.

 

2. Dostosować definicje środków trwałych zawartą w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów do przepisów art.16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r., nr 54, poz.654 z późn.zm.).

 

3. Opracować:

 

- dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera obejmującą co najmniej wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 ustawy, wykaz programów, opis przeznaczenie każdego programu, sposobu jego działania,

 

- instrukcję ochrony danych

 

- zarządzenie w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości zgodnie z art.28a ustawy o finansach publicznych,

 

4. Opracować w sposób prawidłowy i zgodny z potrzebami jednostki zakładowy plan kont i określić w nim zasady prowadzenia ewidencji analitycznej do poszczególnych kont syntetycznych dziennika.

 

II. W zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku:

 

1. Sposób przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować, zgodnie z art.27 ust.1 ustawy o rachunkowości

 

2. Stany z arkuszy spisów z natury uzgadniać z prowadzoną ewidencją syntetyczną (konto 011- środki trwałe, 013 - pozostałe środki trwałe, 020 - wartości niematerialne i prawne)

 

3. W sposób prawidłowy i rzetelny prowadzić książkę inwentarzową pozostałych środków trwałych oraz ewidencję środków trwałych, poprzez:

 

-wpisywanie rozchodów środków w prawidłowych pozycjach i wykazywanie aktualnego stanu końcowego,

 

-zapewnienie zgodności danych wykazywanych na kontach 011, 013 oraz 020 z ewidencją analityczną (książkami inwentarzowymi) prowadzoną do tych kont,

 

-przestrzeganie zasady ujmowania w ewidencji pozostałych środków trwałych przedmiotów o wartości poniżej 3.500zł.

 

III. W zakresie wydatków budżetowych:

 

1. Płatność za wykonane roboty należy dokonywać w terminach i wysokościach określonych w zawartej umowie. Przedstawiony przez wykonawcę rachunek należy uzupełnić poprzez zamieszczenie adnotacji potwierdzającej wykonanie prac z wyszczególnieniem sprawdzonych kosztorysów ofertowych i powykonawczych.

 

IV. W zakresie naliczania i przekazywania świadczeń dla rodzin zastępczych: 1. Wywiady środowiskowe dokonujące oceny sytuacji dziecka umieszczonego w rodzinie zastępczej przeprowadzać co najmniej raz w roku zgodnie z § 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie rodzin zastępczych.

 

 

 

Przygotowała: Katarzyna Tuszakowska