Informacja Administratora - rejestrowanie rozmów telefonicznych

INFORMACJA ADMINISTRATORA - REJESTROWANIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH

Szanowni Państwo,

W związku z wprowadzeniem w Starostwie Powiatowym w Myśliborzu technicznych środków bezpieczeństwa oraz poprawy jakości świadczonych usług w postaci rejestracji rozmów telefonicznych w systemie telefonii IP i przetwarzaniem przez ten system danych osobowych prosimy o zapoznanie się z informacjami o zasadach przetwarzania danych osobowych w tym systemie.

Mając na uwadze szczególny charakter danych przetwarzanych w systemie telefonii IP oraz dochowanie w tym zakresie należytej staranności Starostwo Powiatowe w Myśliborzu zastosowało adekwatne środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzykom naruszenia praw i wolności osób fizycznych wynikającym z zakresu, charakteru, kontekstu i celów przetwarzania danych.

Poniżej podajemy Państwu informacje, do których przekazania obliguje Administratora Danych Osobowych art. 13 ust 1-2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO):

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA
Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych przez Starostwo Powiatowe w Myśliborzu jest Starosta Myśliborski, ul. Północna 15, 74-300 Myślibórz, tel. 95 747 20 21, email: starostwo@powiatmysliborski.pl

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
Administrator danych, mając na uwadze art. 37 RODO oraz art. 9 i art. 158 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem pod numerem telefonu 95 747 20 21 wew. 240  email: iod@powiatmysliborski.pl

CEL PRZETWARZANIA DANYCH I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA

a)      udzielanie przez pracowników Starostwa informacji telefonicznych oraz poprawa jakości świadczonych usług na podstawie art. 6 ust 1 lit a w związku z wyrażoną dobrowolnie zgodą na przetwarzanie danych osobowych;

b)      zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przy użyciu usługi realizowanej przez system telefonii stacjonarnej IP, w ramach której realizuje m.in. usługę przechowywania zarejestrowanych nagrań  - podstawa prawna przetwarzania zawarta jest w art. 6 ust. 1 lit e RODO

INFORMACJE O ODBIORCACH DANYCH
Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione odpowiednim organom prowadzącym postępowanie przygotowawcze lub dla celów postępowania sądowego,  w tym wykazania faktów albo zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH I KRYTERIUM JEGO USTALENIA
Okres przechowywania nagrań jest ograniczony pojemnością rejestratora dźwięku, jednakże nie przekracza on 30 dni nagrania, a po tym terminie dane są usuwane przez ich nadpisanie (termin usunięcia danych ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na postawie przepisów prawa lub gdy Administrator powziął informację, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu).

INFORMACJE O PRZYSŁUGUJĄCYCH PODMIOTOM DANYCH PRAWACH NA PODSTAWIE RODO
Posiadacie Państwo prawo do informacji o sposobach i zasadach przetwarzania danych przed rozpoczęciem przetwarzania, żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, z zastrzeżeniem, że niektóre z tych praw podlegają ograniczeniu z uwagi na fakt, iż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w systemie telefonii IP przez Starostwo Powiatowe w Myśliborzu jest art. 6 ust. 1 e RODO . Mając na uwadze specyfikę danych przetwarzanych w systemie rejestracji dźwięku informujemy, że realizacja uprawnień może się związać z koniecznością przedstawienia informacji o czasie nagrania i wskazania numeru telefonu.

PRAWO DO ZASKARŻENIA NIEGODNEGO Z PRAWEM PRZETWARZANIA DO ORGANU NADZORCZEGO
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (postępowanie skargowe reguluje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, więcej informacji znajduje się na stronie http://www.uodo.gov.pl , z zastrzeżeniem przepisów prawa ograniczających nadzór Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nad operacjami przetwarzania dokonywanymi przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości.

INFORMACJA O OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH
Podanie danych osobowych jest w przypadku danych przetwarzanych w systemie telefonii jest dobrowolne. System telefonii IP informuje osobę telefonująca przez odtworzenie odpowiedniego nagrania, o tym, że rozmowa telefoniczna jest nagrywana, warunkiem kontynuowania rozmowy telefonicznej jest złożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na jej nagrywanie, a wyrażenie zgody następuje poprzez dobrowolne kontynuowanie rozmowy przez osobę telefonującą do Urzędu. Niezłożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na nagrywanie rozmowy telefonicznej poprzez przerwanie połączenia spowoduje, że rozmowa nie zostanie zarejestrowana.