Sygnaliści- osoby zgłaszające naruszenia prawa

Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń prawa dla sygnalistów w podmiocie publicznym

Sposób przekazania zgłoszenia

Zgłoszenie możesz dokonać:

1. 1.  Na adres do korespondencji: Starostwo Powiatowe w Myśliborzu, ul. Północna 15, 74-300 Myślibórz z dopiskiem „Komisja ds. rozpoznawania naruszeń prawa”
   2. Poprzez e-mail na adres sygnalista@powiatmysliborski.pl
   3. Poprzez naszą elektroniczną skrzynkę podawczą lub adres do doręczeń elektronicznych
   4. Dajemy Ci możliwość skorzystania z formularza, który znajduje się także pod adresem bip.powiatmysliborski.pl

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. Szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
2. Dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
3. Dane identyfikacyjne, o ile zgłoszenie nie jest anonimowe;
4. Dane umożliwiające kontakt, jeżeli chce być Pan/i informowana o wynikach naszych działań w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

Ochrona Sygnalisty

1. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w naszej organizacji.
2. Jako Sygnalista, podlegasz ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.
3. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:
   • ochronę Twojej tożsamości, chyba że otrzymamy wyraźną zgodę na ujawnienie danych,
   • jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości,
   • udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy,
   • zapewnienie, że dostęp do Pana/i danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów,
   • ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Na Twoje żądanie wydamy w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlegasz ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej u ustawie o ochronie sygnalistów.
5. W przypadku podjęcia wobec Ciebie działań odwetowych, masz prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
6. Możesz przekazać zgłoszenie anonimowo, lecz zostanie przeprowadzona weryfikacja zgłoszenia czy zostanie przeprowadzone postępowanie wyjaśniające i czy miałeś uzasadnione podstawy sądzić, że informacja stanowi informację o naruszeniu prawa.

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Możesz przekazać nam informacje o naruszeniu prawa zgodnie z przyjętym regulaminem oraz ustawą o sygnalistach.
2. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w naszej organizacji.

Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia

1. Potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile nie otrzymaliśmy sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2. W przypadku zgłoszeń anonimowych, informacje zwrotne będą przekazywane tylko w przypadku pozostawienia danych kontaktowych.
3. Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Twojej tożsamości.
4. Możemy zwrócić się do Ciebie, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Twoim posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne.
5. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy Ciebie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.
6. Poinformujemy Ciebie, także o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.
7. Przekażemy informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
8. Przekażemy Ci informację, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
9. Poinformujemy Ciebie, także o ostatecznym wyniku naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionych pracowników w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
2. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Ciebie o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
3. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:
   • wprowadzenie zmian w naszych procedurach,
   • zgłoszenia odpowiednim organom,
   • nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne,
   • przeszkolenia personelu,
   • wdrożenie nowych systemów kontroli.
4. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego możemy przekazać zgłoszenie:

• jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym,
• innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu naszego działania, przekażemy je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Twojego wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Ciebie o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
7. Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze. Rejestr zawiera informacje o zgłoszeniu, dacie jego złożenia, podjętych działaniach oraz wynikach jego rozpatrzenia. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Myśliborzu z siedzibą przy ul. Północnej 15, 74-300 Myślibórz,reprezentowane przez Starostę Myśliborskiego adres e-mail: starostwo@powiatmysliborski.pl, tel. 95 747 20 21.
2. Możesz kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@powiatmysliborski.pl
3. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty: Możesz dokonać zgłoszenia anonimowego. W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Twoje dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Twoją wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Tobie prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Twoich danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Ciebie, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Administrator zapewnia poufność Twoich danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Ponadto dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Posiadasz prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Tobie, także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
9. Przysługuje, także prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
10. Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie podasz danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.